Usando matriz GUT na implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais

Após um longo tempo parado em virtude de outras prioridades profissionais, voltei a tratar do Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais — PIPCP.

No texto anterior, falei sobre algumas ferramentas que utilizo ou pretendo utilizar para transformar o PIPCP em prática.

Agora é a hora de dar o primeiro passo que é a definição dos procedimentos necessários e da ordem em que eles serão executados, ou seja, oque eu preciso fazer o o que é prioridade fazer.

Felizmente a lista dos procedimentos pode ser conseguida tanto no MCASP, quanto na Portaria STN nº 548/2015, é claro que com algum trabalho de identificação deles. Ou então você pode fazer como eu, que preferi usar a lista fornecida em um treinamento que realizei a algum tempo.

De qualquer forma, primeiramente devemos identificar o que precisamos fazer, em termos gerais para cumprirmos o que foi definido naquela portaria da STN.

Eis a minha lista:

  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações por competência decorrentes de benefícios a empregados;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações com fornecedores por competência;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos demais créditos a receber (exceto créditos tributários, previdenciários e contribuições a receber), bem como dos respectivos encargos, multas e ajustes para perdas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das provisões por competência;
  • Evidenciação de ativos e passivos contingentes em contas de controle e em notas explicativas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação de bens móveis e imóveis, respectiva depreciação, amortização ou exaustão; reavaliação e redução ao valor recuperável (exceto bens do patrimônio cultural e infraestrutura);
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações por competência decorrentes de empréstimos, financiamentos e dívidas contratuais e mobiliárias;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos investimentos permanentes e respectivos ajustes para perdas e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos créditos oriundos de receitas tributárias e de contribuições (exceto créditos previdenciários), bem como dos respectivos encargos, multas, ajustes para perdas e registro de obrigações relacionadas à repartição de receitas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos créditos previdenciários, bem como dos respectivos encargos, multas e ajustes para perdas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação de software, marcas, patentes, licenças e congêneres, classificados como intangível e eventuais amortizações, reavaliações e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos estoques;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens de infraestrutura, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens do patrimônio cultural, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável (quando passível de registro, segundo as IPSAS, NBCT SP e MCASP);
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação da provisão atuarial do RPPS; e
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação da dívida ativa, tributária e não tributária, e respectivo ajuste para perdas.

Longa essa lista, não é? Se você cansou de ler, imagine eu que tive que digitar.

Segundo passo disso tudo é identificar quais desses procedimentos já estão implantados (preferencialmente realizando um teste de aderência do procedimento à norma) e quais os prazos de implantação para aqueles ainda não implantados completamente.

Feito isso, vamos então ao tema principal deste texto, que é a ordenação de cada procedimento contábil patrimonial a fim de concentrar nossos esforços naqueles que precisam ser mais rapidamente implantados. Para isso utilizaremos a técnica da Matriz GUT.

GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência. A Matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização das estratégias, tomadas de decisão e solução de problemas de organizações/projetos.

Bastante fácil de ser utilizada, se baseia em notas de 1 a 5 dadas para a gravidade, para a urgência e para a tendência (veremos adiante seus conceitos).

Como não gosto de reinventar a roda (e estou com preguiça de escrever), indico um link bem interessante se você quiser saber de detalhes sobre essa Matriz.

A utilização dela se baseia em três etapas, mas antes disso, vamos ver resumidamente os conceitos de gravidade, urgência e tendência.

  • Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;
  • Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
  • Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.

Entendido isso, vamos à implementação, que geralmente é feita numa tabela parecida com a da figura abaixo.

matriz-gut2

Em cada linha da tabela vamos colocar cada um dos procedimentos contábeis patrimoniais que precisamos fazer, sempre na primeira coluna (“Problemas”).

Para cada procedimento, vamos preencher as colunas G, U e T, com notas de 1 a 5, onde:

  • Para G (gravidade), 1 é sem gravidade e 5 para extrema gravidade;
  • Para U (urgência), 1 para quando o problema pode esperar e 5, quando precisa de ação imediata;
  • Para T (tendência, 1 para quando as consequências do problema não irão mudar e 5, quando elas irão piorar rapidamente.

Evidentemente que você não vai colocar apenas 1 e 5, mas deverá usar também as graduações 2,3 e 4 de forma que a nota para cada problema em cada coluna pode ter os valores 1, 2, 3, 4 e 5. Dê uma olhada no verbete da Wikipédia sobre o tema e terás uma descrição dessas graduações.

Vencidas as primeiras duas etapas das três que citei antes, vamos para a última etapa. (O que? Você nem se deu conta que já passamos duas etapas da utilização da matriz GUT? Você não leu o texto que te recomendei no começo, não é! Última chance pra você ler o texto.)

Essa última etapa é o cálculo do índice GUT que é obtido pela multiplicação das notas em cada linha para as três colunas (GxUxT).

Por exemplo, se para um determinado procedimento você deu as notas G = 3; U = 3; T = 2; o índice GUT será de 3 x 3 x 2 = 18.

E o que eu faço com isso então? Ora, classifica em ordem decrescente, onde o problema (linha) de maior índice GUT é o que precisa ser resolvido primeiro.

Então este é o fim! Por enquanto. Mas fica o tema de casa que é fazer a sua tabelinha GUT. Pra isso deixo um modelinho pronto, aí embaixo.

LibreOffice/BROffice/OpenOffice Excel 97-2003 Excel 2007-2013

Epitáfio!

Esqueci de dizer como eu classifiquei os meus procedimentos:

Gravidade recebeu nota 5 para todos, porque a consequência poderá ser grave, já que ao não se implementar os procedimentos, a STN poderá não dar quitação à obrigação prevista no § 1º do art. 51 da LRF, que é a de encaminhar os balanços à União. Essa negativa poderá impedir o recebimento de transferência voluntárias e de contratar operações de crédito. Eu classifico isso de algo muito grave.

Já a nota de Tendência, eu atribui 1 para todos os procedimentos porque as consequências tendem a permanecer as mesmas ao longo do tempo, ou seja, continuaremos impedidos de receber transferência voluntárias e de contratar operações de crédito.

A urgência, esta, demandou um pequeno cálculo, porque leva em consideração o ano atual e o ano do prazo para implantação de cada procedimento.

O cálculo se baseia na abstração de uma régua onde o valor inicial é o ano prazo mais próximo e o valor final é o ano do prazo mais distante.

Assim, o zero da régua é o ano de 2015 (Reconhecimento, mensuração e evidenciação da dívida ativa, tributária e não tributária, e respectivo ajuste para perdas), e o limite superior é o ano de 2024 (Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens de infraestrutura, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável; e Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens do patrimônio cultural, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável (quando passível de registro, segundo as IPSAS, NBCT SP e MCASP)).

Então o ano de 2015 recebe nota 5 e o ano de 2024 recebe nota 1. Assim, fazemos uma escala proporcional, onde cada prazo recebe uma nota, da seguinte forma:

2015 -> 5

2016 -> 5

2017 -> 4

2018 -> 4

2019 -> 3

2020 -> 3

2021 -> 2

2022 -> 2

2023 -> 1

2024 -> 1

Observem que a distância entre os anos de 2015 e 2024 (inclusive eles) é de 10 anos, o que nos leva a dois anos para cada ponto na régua, já que a distância entre 1 e 5 é de 5 pontos.

Uma observação: os prazos que coloquei são relativos a um município com menos de 50.000,00 habitantes. Você precisa adaptar o cálculo aos prazos aplicáveis ao seu município.

Outra coisa: o prazo é o do ano em que o procedimento deve começar a ser feito, e não o ano de envio das informações ao SICONFI.

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