Sobre como eu tenho tempo para tudo (ou quase tudo).

Esses dias, me perguntaram como eu achava tempo para escrever no blog, já que como “Contador de Prefeitura” eu deveria ser uma pessoa muito ocupada.

Bom, de fato, me considero uma pessoa bastante ocupada. Se olhar para a quantidade de tarefas que tenho que cumprir em função de meu cargo de Contador, sim, sou bastante ocupado.

Mas como faço então? Escrevo naquele horário das 22:00 às 06:00 (como meus professores de faculdade queriam)? Ou quem sabe abro mão de estar com minha família? Não, definitivamente não é em nenhum desses momentos que escrevo.

Antes de tudo, quero dizer “porque” escrevo.

Basicamente por dois motivos principais: por as ideias em ordem e para devolver um pouco daquilo que recebo das outras pessoas.

Às vezes pode ser difícil ordenar os pensamentos, ou fazê-los seguir uma sequência lógica. O conhecimento está “dentro da cabeça”, mas nem sempre conseguimos ordenar ele. Assim, escrever é uma excelente forma de ordenar o conhecimento, refletir sobre ele e também internalizar novas informações.

O outro motivo relaciona-se com o que eu fazia antes de virar contador. Venho da área da informática, ou TI, e nesse ramo compartilhar o que se sabe é fundamental para a sobrevivência na profissão. Responder perguntas em fóruns de discussão, escrever artigos para sites e blogs é algo tão natural para os profissionais da informática que se torna uma prática padrão no profissão.

Tendo crescido profissionalmente nesta área, formei a consciência de que é nosso dever devolver à sociedade parte do que recebemos dela, no caso, o conhecimento. Assim, para mim é natural compartilhar minhas experiências e o conhecimento que adquiro.

Feitos estes breves esclarecimentos, vamos ao meu segredo do milagre da multiplicação do tempo.

Eu sigo a filosofia de que não importa quanto tempo temos, mas o uso que fazemos do tempo que temos (parafraseando Gandalf, O Branco, da obra The Lord of the Rings, de J.R.R. Tolkien), que, trocando em miúdos, quer dizer que não dá pra aumentar o tempo que temos, mas podemos usar melhor esse tempo (tá, ficou redundante mesmo).

Basicamente sigo os três mandamentos D.O.P:

Divida — Organize — Priorize.

1º mandamento – Divida

Temos um tempo limitado: isto é um fato. O dia tem 24 horas, destas temos que dormir oito, trabalhar oito e usar o resto para o lazer e afazeres domésticos (como regra geral). O mês continua com 30 dias, em média e destes, de 20 a 22 dias úteis (o restante é inútil?).

Então o primeiro passo para modificar sua rotina e operar o milagre da multiplicação do tempo é dividi-lo em partes de trabalho e descanso. Falando especificamente do horário de trabalho, significa que você deve encontrar uma quantidade de tempo no qual você consiga se concentrar e realizar suas tarefas com o máximo de concentração possível. Intercalando cada “fatia” de trabalho, permita-se alguns minutos de descanso.

No meu caso, sou simpatizante do Método Pomodoro, o qual adaptei conforme minhas necessidades. O recado desse método é de que se você se concentrar ao máximo nas tarefas durante um período (geralmente de 45 minutos a uma hora), intercalando pequenos intervalos (de 5 a 15 minutos) onde você faz tarefas menos complexas ou até mesmo tira um tempinho para um café ou chimarrão, com isto você vai conseguir realizar um número maior de tarefas durante um dia do que se simplesmente começasse a fazer as coisas ao léu. Outro benefício desta técnica é a de que você acaba não ficando tão cansado ao final do dia.

Eu utilizo este método a um bom tempo e atesto a eficácia dele.

2º mandamento – Organize

O segundo mandamento que procuro seguir é o da organização, não das coisas em cima da minha mesa (o que também é importante), mas da organização das tarefas.

Nós contadores temos uma grande quantidade de obrigações para cumprir, geralmente com prazos para isso. Se não colocarmos as coisas em ordem, tudo pode sair de controle e vamos acabar perdendo prazos ou esquecendo de fazer algo.

Pouco importa qual o método que você vai utilizar para organizar as tarefas, desde que você consiga organizá-las quanto as prazos, quanto ao oque você precisa fazer e como você vai fazer.

No meu dia-a-dia eu utilizo a sistemática de projetos para coisas mais complexas e de tarefas para trabalhos mais simples ou curtos.

Por exemplo, PAD, RREO, RGF, SICONFI, SIOPS, são todos projetos, pois demandam uma série de ações que, em geral, não se concluem todas de forma rápida, além de serem atividades complexas. Então, para cada um deles tenho uma pasta com roteiros pré-definidos, fichas de acompanhamento, etc.

Apuração dos valores de PASEP, preenchimento da DAIR ou da DCTF, por sua vez, são tarefas, pois são simples e rápidas. Geralmente as controlo por meio de uma agenda mensal.

Além da técnica de projetos/tarefas, também organizo o fluxo de trabalho em caixas, com caixa de entrada, caixa com coisas para fazer algum dia (ou no mês seguinte), uma para o que precisa ser feito no mês, outra para ser feita na semana.

Para mais detalhes, você pode ler o seguinte texto: Como gerencio meu fluxo de trabalho.

3º mandamento – Priorize

Contadores tem um dogma que é o de serem seres extremamente ocupados, sem tempo para nada.

Não digo que isto é verdade ou que é mentira, mas afirmo que há um caminho para o paraíso e esse caminho passa pela priorização do que é essencial e do que é importante.

Basicamente temos quatro tipos de tarefas: as essenciais e importantes, as essenciais, as importantes e as que não são nada disso.

Tarefas essenciais e importantes são aquelas que dizem respeito à Contabilidade me si e que trazem um resultado significativo.

Tarefas essenciais são as relacionadas diretamente com a atividade contábil, mas que tem resultados não tão significativos.

Tarefas importantes são aquelas que, embora tenham resultados significativos, não são relacionadas com a atividade contábil.

E o resto, é o resto.

Priorizar significa escolher, e no nosso caso, escolher entre todas as coisas que temos que fazer e as que querem que façamos, aquelas que vamos realmente fazer.

De um modo geral, deveríamos priorizar as tarefas essenciais e importantes e as apenas essenciais, porque estas são as que se relacionam com nossa atividade de contador.

As tarefas importantes e as que citei que não são nada (vamos chamá-las de descartáveis), certamente são tarefas de responsabilidade de outras pessoas e que vão trazer resultados para outras pessoas, as quais deveríamos evitar assim como o diabo foge da cruz.

Não significa que não devemos ou possamos nos comprometer com esse tipo de tarefas, mas que somente o faremos se tivermos disponibilidade para isso.

Eu sei, às vezes pode ser difícil dizer não para o Secretário da Fazenda ou para o Prefeito, mas eu não estou dizendo que você deve passar a fazê-lo de uma hora para outra.

Uma boa estratégia é jogar a decisão para quem te pede. Se o Prefeito quer que você faça algo que não lhe compete, geralmente porque ele sabe que o que pede vai ser bem feito, peça a ele se você pode atrasar o fechamento do mês para fazer a tarefa, por exemplo.

Certamente para dizer alguns nãos, você precisará de muita artimanha e “jogo de cintura”.

Obviamente que tudo o que falei não é uma receita de bolo, que você pega os ingredientes, mistura e sai um bolo tão gostoso quanto o meu. Tudo precisa ser ponderado, analisado e adaptado ao seu estilo e às suas circunstâncias.

Eu mesmo tomei por base diversas técnicas, metodologias e princípios de organização e produtividade pessoal, adaptando-as, combinando-as e,até mesmo ignorando alguma coisa. Também não consegui nada da noite para o dia. Tudo demandou estudo, prática e tempo para que as coisas começassem a funcionar satisfatoriamente bem.

Agora que você sabe o segredo do milagre, vai dizer que esse guri não sabe de nada, que isso não funciona na sua prefeitura, ou que com o teu pessoal não tem essa de dizer não.

Talvez você esteja certo e eu seja um cara tão sortudo que onde trabalho eu consigo fazer isso, ou então, seja tão ingênuo que me iludo com esse tipo de coisa, mas o fato é que eu estou entregando um pouco do meu tempo para você que está lendo isto e faço isso porque quero e porque consigo, demonstrando que é possível e como é possível, mas cabe a você, e somente a você que lê decidir o que fazer com esse tempo que te dou.

Deixe uma resposta