Dez dicas simples para melhorar a comunicação através de e-mail

Este é um resumo das dicas apresentadas pelo blog LP Produtividade sobre 10 dicas simples para otimizar a sua comunicação via e-mail.

1. Preste atenção ao escolher o “Assunto”

O assunto do e-mail é o primeiro contato do leitor com o conteúdo da mensagem eletrônica.

Utilize palavras-chaves e seja conciso, como por exemplo:

Lembrete de Reunião – 14/12/16 (Quarta-feira), às 15 horas”

“Urgente – Confirmar pagamento – fatura de dezembro”

2. Especifique a resposta que você deseja

Indique ou especifique a resposta desejada ao e-mail. Se precisar de dados ou informações específicas, liste-as. Se tiver um prazo para resposta, indique. Se precisar de um formato específico de resposta, envie como anexo, ou indique isso.

Não esqueça de colocar no e-mail as suas informações de contato para que a resposta chegue até você.

3. Fale apenas sobre um assunto em cada e-mail

Precisa dizer mais?

4. Decida cuidadosamente quem deve ser copiado nos e-mails

Quando estiver escrevendo e-mails, procure copiar apenas as pessoas que precisam mesmo receber a mensagem. Para todas elas, procure adicionar o motivo pelo qual foram copiadas.

5. Evite excesso de elogios

Dessa forma, para evitar constrangimentos, procure elogiar apenas quando essa for uma intenção sincera, e procure ir direto ao ponto caso ainda precise de alguma ajuda do destinatário.

6. Use um português simples

De maneira geral, uma escrita simples e correta serve de maneira muito mais adequada aos interesses de ambos, facilitando a compreensão do leitor e a permitindo uma resposta mais rápida.

7. Confira o tom do e-mail

Coloque-se na posição do leitor e veja como se sentiria caso recebesse um e-mail como o que você está escrevendo. Caso suas intenções possam ser mal interpretadas, procure encontrar uma maneira melhor de se comunicar.

Evite letras maiúsculas e pontos de exclamação e interrogação em excesso. Cuidado também com as cores, tipo e tamanho da fonte.

Informações importantes devem ser realçadas em negrito apenas.

8. Releia antes de enviar

Básico para qualquer documento.

Além disso, quando estiver revisando o e-mail, atente-se ao tamanho da mensagem. A maior parte das pessoas prefere e-mails pequenos e concisos, então procure escrever mensagens tão curtas quanto possível, sem deixar de lado qualquer informação relevante.

9. Seja rápido e responda a e-mails importantes

Procure responder a e-mails em 1 ou até 2 dias depois da sua chegada. Eu considero esse um tempo bom, já que ficar respondendo e-mails o tempo todo fortalece o aparecimento de alguns maus hábitos que destroem sua produtividade. Em contrapartida, demorar mais que dois dias pode aparentar que você não recebeu a mensagem, ou que não se importa o suficiente para respondê-la.

Mesmo que você não consiga cuidar da mensagem logo que ela seja aberta, procure informar à pessoa que enviou o e-mail que você leu e cuidará da solicitação assim que possível. Isso mostrará profissionalismo e atenção.

10. Pergunte-se se e-mail é a melhor forma de comunicação para essa mensagem.

e-mails não são a melhor forma de trabalhar com documentos que requerem colaboração.

Este é apenas um resumo do texto, o qual recomendo a leitura no link do início deste post.

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