Como gerencio meu fluxo de trabalho

Nós, contadores somos seres naturalmente atarefados. São tantas obrigações que temos que cumprir, relatórios para preencher, ofícios e e-mails para responder. Por isso não é incomum desejar que o dia tenha mais que vinte e quatro horas e o mês mais que trinta (ou trinta e um) dias.

Se for contador público então, nem se fala: é SIOPS, PAD, fechamento do mês, conferência do patrimônio e da dívida ativa, SICONFI, MGS, DCTF, e uma outra infinidade de siglas que tem um único significado: horas e horas de trabalho.

Meses como janeiro, e julho, então, nem se fala! São os mais curtos do ano.

Então como dar conta de tudo dentro das oito horas que temos de trabalho no dia, sem ter que sacrificar as outras oito horas de descanso/família ou as oito hora de sono diárias? Eu consegui isso e quero compartilhar com você, leitor, como fiz isso.

A alguns anos comecei a ler sobre metodologias de produtividade pessoal e a aplicar o que aprendi no dia-a-dia e isso tem me trazido efeitos muito positivos, pois consigo atender toda a demanda do meu trabalho sem a necessidade de hora-extra, inclusive com certa “folga” ao final do mês. O emprego das técnicas que tenho aprendido tem possibilitado dedicar tempo para outras atividades que normalmente não teríamos, tal como estudar ou realizar projetos além das obrigações do cargo.

Existem diversas metodologias de produtividade pessoal, mas neste texto vou descrever quais eu uso e como as adaptei para a minha realidade. Se você quiser ler mais sobre as metodologias eu uso, basta acessar os links que eu disponibilizei no decorrer do texto.

Particularmente, divido as metodologias de produtividade em três tipos de técnicas: de priorização, técnicas de fluxo de trabalho e técnicas de execução.

As técnicas de priorização ajudam a priorizar as tarefas e ordená-las antes da execução. Eu utilizo a Tríade do Tempo.

Ela é uma simplificação da Matriz de Eisenhower, que por si só já é uma técnica de priorização fantástica, seja pela simplicidade, seja pelos resultados que dá. No início era essa técnica que eu utilizava.

A Tríade do Tempo (TT) se baseia na classificação das tarefas em Importante, Urgente e Circunstancial. Sobre ela, resumidamente, permito-me reproduzir parte do texto A TRÍADE DO TEMPO: RASTREANDO SUA PRODUTIVIDADE E OTIMIZANDO SEUS RESULTADOS publicado no LP Produtividade:

Diferentemente da Matriz de Einsehower, onde uma tarefa pode ser considera urgente e importante ao mesmo tempo, na Tríade do Tempo essa união não acontece. Aqui, uma tarefa nunca pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Se uma tarefa é importante, mas chegou ao ponto de ser urgente hoje, então ela não é assim tão importante.

Dessa forma, o Christian Barbosa propõe alguns critérios para saber o que exatamente é importante, urgente ou circunstancial.

Basicamente, são importantes todas aquelas tarefas que lhe trazem resultados a curto, médio ou longo prazo. São as tarefas significativas na sua vida. Além disso, são consideradas urgentes as tarefas que surgem em cima da hora, que poderiam ser previstas, e que geralmente causam estresse. Por último, são consideradas circunstanciais as tarefas que são desnecessárias, que podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você.

Um dos principais intuitos dessa divisão é fornecer a você uma forma de visualizar como está utilizando seu tempo hoje. Por exemplo, você pode estar utilizando 50% do seu tempo em tarefas circunstanciais, 30% em tarefas urgentes e apenas 20% em tarefas importantes. Essa constatação lhe trará consciência sobre como está sua produtividade hoje, e é realmente importante para que você entenda qual rumo deve tomar para se tornar uma pessoa mais produtiva.

Eu adaptei o conceito de Importante, Urgente e Circunstancial da seguinte forma:

  • Importante é a tarefa que é atribuição do meu cargo (Contador);
  • Urgente são as tarefas que:
    • São importantes com prazo de vencimento próximo do final; ou
    • Não são importantes, mas cujas consequências se agravam conforme passa o tempo sem que a tarefa seja concluída.
  • Circunstancial é a tarefa que não é da atribuição do meu cargo e que não traz resultado direto para minhas atribuições ou para o Setor/Secretaria no qual estou lotado, mesmo que tais tarefas sejam urgentes ou importantes para outras pessoas.

No dia-a-dia, procuro distribuir meu tempo em 50% para tarefas importantes, 35% para tarefas urgentes e o restante (15%) para tarefas circunstanciais.

É claro que não fico cronometrando o tempo gasto com cada uma. Para essa separação, eu uso a seguinte proporção na minha fila de tarefas: 3/2/1, ou seja, se me planejo para realizar seis tarefas durante o dia, três delas são importantes, duas, urgentes e uma circunstancial.

Adicionalmente, para escolher as tarefas que eu vou fazer no dia, eu utilizo a Método Ivy Lee, que se resume em cinco passos conforme descrito no LP Produtividade:

A metodologia aplicada por Ivy Lee em apenas 15 minutos é extremamente simples, e pode ser utilizada por você, com toda certeza, a partir de hoje. Logo abaixo há o exemplo do que foi seguido por Lee:

  1. Ao final do seu expediente, escreva as seis tarefas mais importantes que você quer ou precisa realizar amanhã. OBS: não escreva mais do que seis tarefas;
  2. Priorize essas seis tarefas de acordo com a sua importância real;
  3. Quando chegar amanhã no seu trabalho, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até que a primeira tarefa seja finalizada, e só então passe para a segunda.
  4. Prossiga seu dia até chegar ao final da sua lista. Ao final do dia, passe qualquer item que não tenha sido feito para a lista de seis itens do dia seguinte.
  5. Repita o processo durante todos os dias de trabalho.

No caso, os passos 3 e 4 eu não considero como parte da técnica de priorização e sim como parte da técnica de execução, que veremos ainda neste texto.

E como ficam os incêndios que surgem no decorrer do dia? Bom, para isso, temos o segundo grupo de metodologias de produtividade, que implementam as técnicas de fluxo de trabalho.

Particularmente eu utilizo uma mescla da técnica de passos do GTD, ZTD, Agile Result e Kanbam Pessoal, que também veremos à seguir, quando tratarmos das técnicas de fluxo de trabalho.

As técnicas de fluxo de trabalho orientam, como o próprio nome diz, o flux das tarefas.

Como disse antes, eu utilizo uma mescla de várias metodologias, tirando delas o que melhor se adapta ao meu dia-a-dia e à minha forma de trabalho.

Resumidamente, eu adoto uma sequência de etapas para as tarefas cotidianas, que descrevo à seguir. a metodologia entre parênteses indica de qual metodologia adaptei cada etapa.

Eu possuo seis caixas para correspondências que utilizo para separar cada etapa do fluxo de trabalho (Kanbam Pessoal):

Uma caixa de entrada, onde eu coloco todas as tarefas que eu “capto” no decorrer do dia. Essa captação nada mais é do que escrever num bilhete ou folha cada tarefa, assim que identifico a necessidade dela e colocar na caixa de entrada. Documentos que recebo, protocolos e tudo o mais que chega para mim e que terei que “ver o que fazer com aquilo”, vai para a caixa de entrada. Mesmo documentos que chegam para assinar, vão para a caixa de entrada.

As segunda, terceira e quarta caixa são rotuladas com “Fazer algum dia”, “Fazer este mês” e “Fazer esta semana”. O próprio nome das caixas dizem para que elas servem, não é!

A quinta caixa eu chamo de “Aguardando”. Nela coloco tudo o que está aguardando alguma coisa: um despacho do Prefeito, uma resposta de alguma Secretaria, um sistema ser disponibilizado, só para citar alguns exemplos.

Por fim, a sexta e última caixa, é a de tarefas concluídas e que serão arquivadas. Ela não é necessária, mas é bom para termos uma ideia de quanto trabalhamos ao final do dia, da semana ou do mês (ou até que você resolva arquivar o que está ali). é óbvio que eu só coloco nessa caixa o que vai para arquivo. Aquilo que sobra de cada tarefa concluída e não vai ser arquivado vai para o lixo ou reciclagem.

Basicamente as tarefas todas passam por essas caixas na seguinte sequência:

  1. Ao identificar uma tarefa, ela vai para a entrada, ou seja, eu simplesmente pego a anotação da tarefa, o documento recebido, o protocolo, etc, e coloco na caixa de entrada (que fica em cima de minha mesa);
  2. Varias vezes no dia, eu pego o que está na caixa de entrada e classifico de acordo com a Tríade do Tempo e coloco as tarefas em uma das caixas “Fazer algum dia”, Fazer este mês” ou “Fazer esta semana”. Eventualmente eu coloco na fila de coisas para fazer no dia (em cima de minha mesa). Também pode ocorrer de que uma determinada tarefa vá, já nesta faze, para a caixa de “Aguardando”;
  3. Durante a execução de cada tarefa, ela pode ir para a caixa de “Aguardando” quando houver a necessidade de solução de alguma pendência antes de continuar com a tarefa.
  4. Por fim, quando a tarefa é concluída e se houver algo para arquivar, isso vai para a caixa de “Arquivar”.

É claro que esse fluxo não é rígido. Às vezes eu posso pegar uma tarefa da caixa de entrada e executar ela diretamente. Faço isso geralmente com tarefas de curta duração, que podem ser concluídas em até cinco minutos. Também pode ocorrer de chegar alguma tarefa e eu imediatamente realizá-la, como assinar um documento, por exemplo. Mas esse tipo de situação deve ser exceção e se restringir a casos muito específicos, caso contrário a sua organização vai por água abaixo.

Falta ainda explicar a segunda parte do fluxo de trabalho que ocorre entre as caixas “Fazer algum dia”, Fazer este mês” ou “Fazer esta semana” e as tarefas que executo no dia. Ele funciona assim(Ivy Lee, Kanbam e Agile Result):

  1. Ao final de cada dia eu escolho as tarefas que vou fazer no dia seguinte, sempre tentando seguir a proporção de 3/2/1 entre importantes, urgentes e circunstanciais. A escolha é feita sobre as tarefas que estão na caixa da semana. Uma vez escolhidas as tarefas, elas vão para cima de minha mesa, formando uma pilha na ordem que espero realizar no dia seguinte;
  2. Toda vez que a caixa da semana fica vazia, eu retiro tarefas da caixa do mês e coloco na caixa da semana. Eu me baseio na quantidade de tarefas tendo por base os prazos que findam na semana e na quantidade de tarefas que eu consigo realizar por semana, também considerando cada tarefa em particular, pois existem tarefas que são feitas em uma hora e tarefas que levam a semana inteira ou mais para serem concluídas;
  3. Da mesma forma, toda vez que a caixa do mês se esvazia, eu pego tarefas da caixa “Fazer algum dia” e coloco na caixa do mês, seguindo os mesmos princípios de vencimento, quantidade e complexidade das tarefas que descrevi no item anterior;
  4. Durante o dia, eu vou retirando as tarefas da pilha a fazer no dia (em cima da mesa) e vou realizando-as.
  5. Se ocorrer de terminar todas as tarefas programadas para o dia, eu volto para a caixa da semana (se julgar que dá tempo (ou vontade) de fazer mais alguma coisa;
  6. Ao final do dia, caso ainda restem tarefas programadas para o dia e que eu não tenha conseguida fazer, estas serão as primeiras para o dia seguinte, e completo a lista com as tarefas da caixa da semana.

A quantidade de tarefas que você vai separar para cada dia, semana ou mês vai depender do teu ritmo de trabalho, complexidade da tarefa, prazos de conclusão. O método Ivy Lee recomenda a quantidade diária de seis tarefas enquanto o Agile Results recomenda três como número base, mas o mais importante não é a quantidade mas sim esta quantidade estar adequada à sua realidade. Não adianta ter por base seis tarefas mas conseguir sempre fazer apenas quatro ou cinco. Também não adianta usar três tarefas se você acaba ficando com muito tempo livre e procrastinando. A minha experiência é a de que o número de tarefas varia de uma a dez, dependendo da época do ano e da época do mês. Meses com mais obrigações, como janeiro e julho, certamente exigirão um maior número de tarefas diárias, enquanto meses como fevereiro acabam sendo mais tranquilos.

Por fim, o último conjunto de técnicas que uso são as relativas à execução das tarefas propriamente ditas. As técnicas que utilizo foram adaptadas do Método Pomodoro e do Ivy Lee.

A técnica do Pomodoro consiste em dividir o tempo em períodos de trabalho, chamados Pomodoro, intercalados com intervalos.

Segundo essa metodologia, cada pomodoro e cada intervalo tem uma duração padrão. eu utilizo 50 minutos para o pomodoro e 10 minutos para o intervalo.

Durante cada pomodoro, deve-se executar apenas uma tarefa, sem interrupção. Caso alguém queira interromper-me (pessoalmente ou por telefone), eu me restrinjo a apenas anotar o que a pessoa quer e lhe digo que assim que possível retornarei.

Quando termina o tempo do pomodoro, a execução da tarefa é interrompida e retomada no próximo pomodoro, após o intervalo. E assim, segue-se até que a tarefa seja concluída.

Caso se conclua uma tarefa e ainda reste tempo no pomodoro, inicia-se nova tarefa até o fim do pomodoro.

Uma recomendação é de que se alterne entre tarefas entre um pomodoro e outro, evitando continuar uma mesma tarefa por pomodoros consecutivos.

Nos itnervalos, é permitido fazer qualquer coisa, desde que não seja relacionado à tarefa que estava sendo executada no pomodoro anterior ou que será executada no pomodoro posterior. Vale ir tomar um café, ir ao banheiro, checar e-mails, ou até realizar tarefas curtas, que possam ser iniciadas e concluídas no período de intervalo.

O intervalo é uma boa hora para processar a caixa de entrada ou dar uma resposta para alguém que te interrompeu durante algum dos pomodoros anteriores.

Esta técnica, de pomodoros, eu costumo utilizar quando preciso realizar grande número de tarefas e quando estas tarefas possam ser concluídas, cada uma delas, dentro do período de um pomodoro. Além disso, geralmente são tarefas que não exigem altos níveis de concentração.

Porém, quando tenho tarefas mais complexas e que exigem maior concentração, eu utilizo a técnica do Método Ivy Lee, que orienta a realização de uma única tarefa por vez, iniciando-a e concluindo-a, sem alternância entre tarefas. Isso possibilita que eu atinja um maior grau de concentração, coisa que acabo não conseguindo com o pomodoro, porque a cada intervalo, ocorre uma “quebra” na concentração.

Na prática, eu acabo usando uma mescla dos dois quando se trata de tarefas complexas. Inicio uma tarefa e quando sinto que a minha concentração começa a decair (o que acaba por acontecer entre 45 e 60 minutos), faço uma pausa. Depois retorno à tarefa por mais um período de trabalho, até concluir a tarefa.

Outras coisas que uso e que gostaria de compartilhar se refere ao controle de prazos. Particularmente nunca consegui usar agenda, em papel ou digital, então os prazos eu controlo via lembretes do Inbox do Google.

Para quem utiliza o Inbox do Google, ele tem uma funcionalidade (que também é integrada ao Google Keep) que é a de cadastrar lembretes. Você cadastra o lembrete para uma data/horário específico e ele aparecerá na caixa de entrada do Inbox no momento agendado. Além disso, os lembretes podem ser adiados sempre que necessário.

Se você não usa o Inbox (ou o Keep), existem diversas ferramentas similares. Mas você também pode usar o método que achar melhor pra você, mesmo que seja uma agenda em papel. O importante é que funcione.

Embora o discurso seja bonito, é claro que nem tudo são flores: interrupções são frequentes e a gente acaba enxertando tarefas de última hora ao tempo todo, mas de modo geral, isso tem funcionado muito bem para mim.

Não espere aplicar no seu dia-a-dia exatamente como eu faço porque provavelmente não vai dar certo, assim como não vai dar certo (eu acho) você tentar utilizar qualquer uma das metodologias que citei, simplesmente porque as metodologias e técnicas são elaboradas para casos gerais, mas cada um de nós tem peculiaridades na rotina diária que demandam adaptações nas metodologias.

O segredo é estudar as metodologias que você mais se identificar, captar os seus princípios e encontrar a melhor forma de aplicá-los do seu dia-a-dia.

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